Afin de se conformer aux directives de l’inspection du travail, les employeurs doivent tenir un registre des heures effectuées par chacun de leurs salariés (toutes catégories incluses) et archiver les données s’y rapportant pendant 5 ans. L’utilisation d’une pointeuse, couplée à un logiciel de gestion RH, adaptée aux exigences des activités de l’entreprise permet en principe d’enregistrer les heures. Mais son choix dépendra de plusieurs facteurs.
Quel modèle choisir ?
Lorsque l’entreprise dispose d’un effectif dépassant plusieurs dizaines de personnes, l’utilisation d’un outil facilitant le pointage, le contrôle et la comptabilisation des heures est recommandée. Surtout si en plus du personnel important, les horaires sont très variables avec des équipes de jour et des équipes de nuit, les astreintes et les heures supplémentaires nombreuses.
Vous trouverez plusieurs modèles de pointeuse sur le marché :
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- La pointeuse numérique : elle fonctionne avec une carte magnétique insérée dans un lecteur dédié. Tout le processus de gestion des horaires de chaque employé est digitalisé, facilitant ainsi le suivi et le contrôle des heures effectuées. Elle est parfois proposée avec des logiciels de gestion du personnel, une clé USB intégrée ou un émetteur WiFi pour simplifier le transfert des données vers un ordinateur.
- La pointeuse biométrique : elle identifie les salariés par leurs empreintes digitales, le contour de leur main, leur visage, le fond de l’œil, etc. Le traitement des données pour l’enregistrement des horaires est digitalisé. L’utilisation de ce type d’outil impose une grande prudence étant donné le caractère sensible des données personnelles.
- La badgeuse : elle répond aux besoins des établissements de restauration. La badgeuse restauration fonctionne par simple frôlement du badge sur la pointeuse. L’enregistrement et le traitement des données sont automatisés.
Quels critères retenir pour choisir votre pointeuse ?
Le choix de la pointeuse sera basé essentiellement sur trois principaux éléments :
- Le nombre des employés : La pointeuse mécanique conviendra aux petites structures. Pour les moyennes et les grandes entreprises ou les établissements hôteliers, une pointeuse numérique ou une badgeuse est préférable.
- Les métiers de l’entreprise : On n’utilisera pas la même pointeuse dans un atelier, une usine ou des bureaux. Vous pouvez vous adresser à un spécialiste pour trouver le modèle répondant exactement à vos besoins.
- Les horaires : Les entreprises dont les horaires de travail des salariés sont aussi variés que complexes devront choisir une pointeuse adaptée à ces contraintes. L’objectif étant de faciliter non seulement l’enregistrement des heures d’arrivée, de départ et de pause, mais également la comptabilisation des heures à la fin du mois.