La gestion de congé est bien souvent toujours problématique pour les dirigeants de petites et moyennes entreprises ou de société de grande taille. Il faut une certaine minutie et une organisation impeccable pour éviter de faire des erreurs de planning qui pourrait mettre en péril la bonne marche de l’entreprise. Mais aujourd’hui, ce n’est plus problématique. Avec un logiciel planning, les entrepreneurs tout domaine confondu peuvent faciliter la gestion des absences de leurs employés, à condition bien entendu de savoir mettre à profit toutes les prestations du programme.
Comprendre le fonctionnement d’un logiciel planning
Le logiciel planning est une prestation en ligne. Il consiste notamment à créer un profil pour son entreprise sur une plateforme dédiée et de paramétrer le compte comme il se doit afin de permettre une meilleure visualisation du calendrier de la société.
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Une prestation qui s’adapte à toutes les entreprises
Peu importe votre domaine d’activité et la taille de votre entreprise ainsi que le nombre de salariés dont vous disposez, vous pouvez toujours utiliser le programme en question. Les prestataires proposent un accompagnement personnalisé en fonction des besoins de chaque client.
Une fois que votre compte a été créé, vous devez simplement inviter tous les salariés de l’entreprise afin que chacun puisse avoir accès aux calendriers virtuels et interactifs proposés sur la page.
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Une synchronisation automatique avec vos fichiers Excel
Vous avez auparavant utilisé Excel afin de gérer les emplois du temps de vos salariés ? Grand bien vous fasse ! Vous pouvez sans problème troquer votre ancien système de suivi de planning avec les prestations d’un logiciel de gestion de congé en ligne. Les spécialistes peuvent assurer une synchronisation automatique de vos données avec le calendrier de la plateforme.
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Un calendrier virtuel et interactif disponible à n’importe quel moment
Le logiciel planning se présente sous forme de calendrier virtuel et interactif. Il a l’avantage d’être disponible à n’importe quel moment et de n’importe où pour peu que vous ayez une connexion internet. Vous pouvez d’ailleurs vous connecter via plusieurs sortes d’appareils : mobiles, tablettes ou ordinateurs. De quoi vous permettre un suivi simple et en temps réel des demandes de congés émises par vos salariés.
Ergonomiques, navigables et simples à utiliser, ces plateformes, bien que nouvelles, se sont d’ores et déjà fait une place de choix dans le domaine de la gestion d’entreprise.
Un logiciel pour visualiser le planing de l’entreprise
Comme son nom l’indique, le logiciel planning aide à visualiser l’emploi du temps général de l’entreprise. Le tout se présente sous forme de calendrier, mis à jour en temps réels, pour les employeurs.
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Étudier les demandes de congé rapidement
La première fonction de ce genre de programme est de vous permettre d’étudier rapidement les demandes de congés émises par vos employés. Rien ne vous oblige cependant à les accepter. Vous pouvez attendre les justificatifs, voire simplement refuser la demande en proposant une solution alternative à l’employé en question. Tout dépend du planning de l’entreprise justement.
La loi permet aux employeurs de refuser une demande de congé si celle-ci peut mettre en péril le bon fonctionnement de l’entreprise. Dit autrement, si dans une branche il y a 4 experts et que 2 d’entre eux partent déjà en congé, les 2 restants doivent prendre en main la charge de travail pour 4. Ce qui ne permet pas à l’employeur d’accorder un congé à ces derniers.
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Organiser les absences et les permissions avec minutie
Auparavant, vous aviez droit à l’erreur pour l’organisation des absences et des permissions des salariés de l’entreprise. Cela étant dû aux manques d’information en tout genre. Mais désormais, avec le logiciel planning, ce n’est plus le cas. Tous les salariés seront liés aux mêmes comptes et pourront visualiser les programmes de permissions et d’absences. Ce qui facilite d’ailleurs la relation entre les employeurs et les employés.
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Un rapport clair et concis de la vie de la société
Par ailleurs, la plateforme propose un rapport clair et concis de la vie de la société en général. Avec le calendrier toujours à porter de clic et les informations mises à jour en temps réels, vos pouvez mieux programmer les futurs évènements de l’entreprise. Vous pouvez d’ailleurs intégrer ces informations sur votre plateforme.
Plusieurs formules sont notamment proposées par les prestataires en ligne. Opter pour le « prémium » semble être de mise. Non seulement vous aurez une assistance pour lancer et gérer le programme, mais la prestation n’aura aucune limite.
Un logiciel qui permet de suivre l’assiduité des employés
Plus qu’un simple logiciel planning, le programme permet un suivi plus minutieux des employés. Focus :
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Un compteur pour chaque salarié
Sur la plateforme, chaque salarié a son propre profil qui sera relié au vôtre. Sur son compte, il aura un compteur spécifique de ces jours d’absences : le solde, les jours déjà pris et les restants. Ce qui peut l’aider à mieux gérer son emploi du temps, mais qui peut également vous être utile. Les informations en question vous seront relayées par la plateforme, de quoi vous permettre d’étudier chaque demande en fonction des disponibilités des jours de congé.
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Un historique des jours d’absences
Vous aurez également un historique des jours d’absence de chacun des salariés. Ce qui peut vous aider à justifier le refus d’une demande, ou accorder des primes d’assiduité à ceux qui n’ont pas pris beaucoup de permissions.
Le logiciel planning peut être un allié de taille en cas de résiliation d’un contrat de travail. Ce n’est plus la peine de vérifier les cahiers de charges pour le solde de tout compte. Vous gagnez ainsi du temps dans le calcul des frais de préavis. Il suffit de consulter les historiques de congés du salarié.
Une fois le contrat rompu, vous devez simplement supprimer le compte de la personne qui ne fait plus partie de vos rangs. Vous pouvez en créer un nouveau pour celui qui viendra prendre sa place.